ACTION DIABÈTE CANADA - POLITIQUE DE CONFLITS D'INTÉRÊTS

Objectif:

Action Diabète Canada doit respecter des normes éthiques élevées afin de mériter la confiance des partenaires et des bénévoles, ainsi que des commanditaires, des donateurs, des gouvernements et du public. L'intégrité d'Action Diabète Canada dépend d'un comportement éthique dans toute l'organisation, et en particulier d'une prise de décision juste et bien informée. La capacité de prendre une décision est parfois affectée par d'autres intérêts (personnels ou professionnels) des individus dans l'organisation. De telles situations de conflit d'intérêts font partie intégrante de la vie organisationnelle et personnelle et ne peuvent pas simplement être éliminées. L'objectif de cette politique est de permettre à Action Diabète Canada de gérer avec succès des situations de conflit d'intérêts réelles ou perçues et de les résoudre équitablement.

Champ d'application:

Cette politique s'applique à tous les membres du comité directeur, aux chercheurs, aux étudiants et stagiaires et à tout le personnel de Diabetes Action Canada. Cela s'applique également aux volontaires et aux patients partenaires, mais les procédures formelles doivent tenir compte de leur situation particulière. Collectivement, ces groupes sont appelés ci-dessous «personnes affectées». Les organisations partenaires sont encouragées à établir des politiques similaires, si elles ne sont pas déjà en place, pour elles-mêmes.

Définition de conflit d'intérêts:

A Conflit d'intérêt est une situation dans laquelle une personne a un intérêt privé ou personnel suffisant pour sembler influencer l'exercice objectif de ses fonctions officielles à Action Diabète Canada.

«Intérêt privé ou personnel» fait référence à l'intérêt personnel d'une personne (par exemple, pour réaliser un profit financier ou éviter une perte, ou pour obtenir un autre avantage spécial ou éviter des désavantages); les intérêts de la famille immédiate ou des partenaires commerciaux de l'individu ou leurs intérêts d'une autre organisation dans laquelle l'individu occupe un poste (volontaire ou rémunéré).

«Exercice objectif des fonctions» fait référence à la capacité d'une personne à s'acquitter de ses responsabilités dans le meilleur intérêt d'Action Diabète Canada.

Types de conflits:

Un membre du conseil directeur, un chercheur, un stagiaire, un membre du personnel, un patient partenaire ou un bénévole de Diabetes Action Canada peut se trouver dans une situation de conflit d'intérêts qui est:

  1. Réel ou réel, lorsque les fonctions officielles sont ou seront influencées par des intérêts privés;
  2. Perçu ou apparent, où les fonctions officielles semblent être influencées par des intérêts privés; et,
  3. Prévisible ou potentiel, où les fonctions officielles pourraient être influencées à l'avenir par des intérêts privés.

Exemples de conflits d'intérêts:

 [Voir l'annexe 1 pour certaines catégories de situations de conflit, ainsi que l'annexe 2 pour certains scénarios plus longs.]

Responsabilités:

La responsabilité globale

Les membres du comité directeur, les enquêteurs, le personnel stagiaire, les patients partenaires et les bénévoles sont responsables de la gestion des situations de conflit d'intérêts afin de garantir que le comportement et la prise de décision en milieu de travail ne sont pas influencés par des intérêts conflictuels.

Responsabilité de la prévention

Diabetes Action Canada soutient une culture organisationnelle dans laquelle les gens assument librement la responsabilité à la fois des conflits d'intérêts «autodéclarés» et du fait de signaler respectueusement les conflits possibles auxquels sont confrontés les autres membres de l'organisation. Cette culture permet d'éviter que de nombreuses situations de ce type ne se produisent en premier lieu. Le personnel, les bénévoles et les membres du comité directeur ont la responsabilité de mettre en œuvre des mesures préventives pratiques, telles que:

  • Fournir une éducation sur ce qu'il faut faire lorsque des cadeaux et des marques d'hospitalité sont offerts;
  • Fournir des ordres du jour de réunion à l'avance pour permettre aux participants de prévoir les conflits possibles;
  • Veiller à ce que les gens soient clairement informés du moment où les informations doivent être protégées contre une utilisation inappropriée;
  • Diminution de la participation à l'action (comme soutenir une activité extérieure douteuse)

Responsabilité de la gestion

Lorsque la prévention n'est pas la solution, les situations de conflit d'intérêts doivent être gérées. Voici les étapes à suivre par les personnes impliquées dans de telles situations, travaillant ensemble et se soutenant mutuellement dans leurs responsabilités éthiques.

  1. Déclarez-le. Assurer la transparence par auto-déclaration et en s'assurant qu'un enregistrement de la déclaration est fait.
  2. Discuter. Dans une situation douteuse, prenez un moment pour parler brièvement avec le président de votre réunion, ou engagez un dialogue complet avec le groupe, si la situation le justifie.
  3. Faites avec. Les mesures visant à atténuer ou à éliminer un conflit d'intérêts dépendront de ce qui est approprié à la gravité de la situation. Les options incluent:
    1. Restreindre l'implication des individus. Par exemple, retirez-vous de la prise de décision. Cela ne serait pas approprié si le conflit d'intérêts survient fréquemment ou si l'individu ne peut pas être séparé de certaines parties de l'activité.
    2. Recrutez une troisième partie pour vous aider. Par exemple, demandez à une partie désintéressée de siéger sur un tableau d'embauche. Il y aura des situations où aucun tiers approprié n'est disponible.
    3. Retirez la personne des tâches affectées. Lorsque restreindre et recruter ne sont pas des options appropriées, la personne en conflit peut être retirée des fonctions liées au conflit. L'individu pourrait passer à d'autres fonctions.
    4. Renoncer à l'intérêt privé. En cas de conflit grave, l'individu peut choisir de renoncer à l'intérêt privé, tel que l'adhésion au conseil d'administration d'une autre organisation, à l'origine du conflit.
    5. Démissionner des fonctions officielles. Dans les cas graves où d'autres solutions ne sont pas possibles, la personne peut être amenée à démissionner du poste à l'origine du conflit.
  4. Documenter ce qui a été fait. Les procès-verbaux du comité directeur, la correspondance avec les parties intéressées ou d'autres documents fourniront un relevé des mesures prises.

Application de la politique:

  1. Cette politique doit être expliquée à tous les nouveaux membres du Conseil directeur, chercheurs, étudiants, stagiaires, patients partenaires et bénévoles. Toutes ces personnes concernées doivent convenir par écrit, au début de leur prise de fonction ou de leur bénévolat auprès de Diabetes Action Canada, de respecter cette politique.
  2. Les enquêteurs, étudiants et stagiaires doivent respecter les codes de conduite et les politiques en matière de conflits d'intérêts de leurs établissements.
  3. À ce moment-là, les membres et le personnel du Conseil directeur doivent divulguer les situations de conflit possibles au directeur exécutif (ou au président du conseil directeur, le cas échéant) en toute confidentialité. Les changements importants ultérieurs doivent être divulgués dès leur apparition. Les bénévoles et les patients partenaires doivent informer respectivement leur coordonnateur et le coordonnateur du projet d'engagement des patients des situations de conflit possibles.
  4. Le directeur exécutif (ou le président du comité directeur, le cas échéant) indiquera à chaque personne si des mesures supplémentaires sont nécessaires pour gérer les éventuels conflits d'intérêts divulgués. Les actions peuvent inclure les éléments suivants, selon la gravité du conflit:
    1. Déclarer le conflit à toutes les parties concernées avant discussion ou prise de décision;
    2. Se retirer de la prise de décision finale uniquement;
    3. Se retirer de tous les aspects de la discussion et de la prise de décision.
  5. Le directeur exécutif (ou le président du comité directeur, le cas échéant) est également l'autorité finale pour résoudre les différends, par exemple lorsqu'une personne n'est pas d'accord avec la perception selon laquelle elle est confrontée à un conflit d'intérêts.
  6. Le directeur exécutif (ou le président du comité directeur, le cas échéant) est l'autorité chargée de gérer les conflits d'intérêts réels qui sont découverts «après coup». Diverses mesures sérieuses, telles que l'annulation d'un contrat ou la décision d'embauche, peuvent devoir être envisagées, cas par cas, dans de telles situations.

Aux fins de la présente politique, le président du conseil de direction est l'autorité appropriée pour toutes les questions liées aux affaires du conseil de direction et à toute question concernant les propres affaires du directeur exécutif. Toute question concernant les affaires propres du président du comité directeur sera traitée par le vice-président du comité directeur et le comité directeur. Le directeur exécutif est l'autorité pour toutes les autres questions.

Transparence:

L'application de cette politique implique deux types de transparence:

  1. Divulgation confidentielle: Les personnes concernées doivent fournir des informations sur d'éventuels conflits d'intérêts et questions connexes au directeur exécutif (ou au président du conseil directeur, le cas échéant). Ces informations resteront strictement confidentielles.
  2. Déclaration aux parties concernées: Si le directeur exécutif (ou le président du comité directeur, le cas échéant) estime qu'un élément particulier d'information sur un éventuel conflit d'intérêts doit être fourni à un public plus large de parties concernées (telles que les membres d'un comité ou du conseil directeur, ou le grand public), une déclaration de situation de conflit d'intérêts sera alors faite et enregistrée. La personne impliquée doit être consultée avant la déclaration plus large.
  3. Le personnel ne peut pas utiliser son titre Diabetes Action Canada lorsqu'il fait des déclarations publiques qui ne sont pas liées aux activités officielles de Diabetes Action Canada et il doit clairement indiquer que l'opinion qu'il exprime reflète sa propre opinion privée et ne reflète pas la politique de son employeur.
  4. Les enquêteurs et les patients partenaires devraient clairement indiquer que l'opinion qu'ils expriment reflète leur propre opinion privée et ne reflète pas la politique de Diabetes Action Canada.

Bon jugement

L'application de cette politique repose largement sur le bon jugement et le bon sens des personnes concernées, conformément aux principes éthiques énoncés dans le Code de conduite des IRSC

www.cihr-irsc.gc.ca/f/41722.htmlet la politique de l'Université de Toronto sur le personnel universitaire en matière de conflits d'intérêts

À déterminer

Responsabilité:

Chaque membre du personnel est responsable de sa propre situation de conflit d'intérêts:

  1. Connaissance de la politique;
  2. Auto-déclaration des problèmes potentiels au supérieur;
  3. Identifier respectueusement les problèmes potentiels des autres membres du personnel;
  4. Entreprendre une action de suivi déterminée par le directeur exécutif; et,
  5. Faire des divulgations lorsque les circonstances changent considérablement.

Bénévoles et patients partenaires sont responsables du respect de cette politique. Ils doivent répondre à toute question à cet égard à leur coordinateur et au coordinateur du projet d'engagement des patients. Coordonnateurs de bénévoles et patients partenaires leur appliquera la politique sous la direction générale du directeur exécutif.

Le Directrice générale est responsable de l'application continue de la politique et des procédures au personnel. Le directeur exécutif:

  1. Fournir un point de contact pour des conseils sur les questions de conflits d'intérêts;
  2. Déterminer les actions requises à la suite de divulgations confidentielles par le personnel;
  3. Recevoir des plaintes concernant d'éventuelles violations de la politique;
  4. Déterminer les actions requises par les violations de la politique; et,
  5. Faire des rapports annuels sur la situation générale de conflit d'intérêts des enquêteurs, des étudiants et des stagiaires, du personnel, des patients partenaires et des bénévoles au conseil de direction.

La situation de conflit d'intérêts du directeur exécutif relève de la responsabilité du président du comité directeur.

Le Président du conseil de direction est la personne clé pour établir le climat éthique d'Action Diabète Canada et de son conseil directeur, et pour une attention continue aux questions de conflits d'intérêts au sein du conseil directeur. Le président est également responsable du règlement des situations de conflit d'intérêts et des différends connexes entre les membres du Conseil directeur.

Le Vice-président du conseil d'administration s'occupera, en collaboration avec le Conseil directeur, de la situation de conflit d'intérêts du président du Conseil directeur.

Le Conseil de pilotage porte une grande responsabilité pour la bonne réputation de l'organisation et en tant que tel a une responsabilité particulière pour les questions éthiques. Le Conseil directeur est également responsable en dernier ressort de la politique et devrait revoir la politique sur les conflits d'intérêts tous les 5 ans, ou lorsque la nature de l'organisation change considérablement.

  •  Financement, passation de marchés ou embauche intéressé: lorsqu'une personne affectée utilise un poste dans Action Diabète Canada pour influencer une décision de fournir des fonctions ou des contrats à une autre organisation dans laquelle elle a un intérêt, ou de sortir des processus d'embauche normaux pour donner un emploi à un ami ou un membre de la famille
  •  Influence indue: lorsqu'une personne affectée sollicite ou accepte une forme quelconque d'avantage en retour pour avoir influencé les activités d'Action Diabète Canada ou pour promouvoir les intérêts d'une autre personne dans Action Diabète Canada 
  • Utilisation abusive d'informations ou de biens: lorsqu'une personne concernée utilise des informations ou des biens auxquels elle a accès au travail et auxquels d'autres n'auraient pas accès, pour un avantage personnel 
  • Activité extérieure inappropriée: lorsque les activités d'une personne touchée à l'extérieur de Diabetes Action Canada sont en conflit avec les intérêts de Diabetes Action Canada 
  • Accepter des avantages indus: tels que les cadeaux importants qui obligent une personne affectée envers le donateur

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Les scénarios ci-dessous illustrent l'application de la politique, montrant les types de jugements, de valeurs et de mesures impliqués.

  • Cadeaux - Les membres d'organisations et de communautés partenaires offrent fréquemment des cadeaux qu'il serait impoli de refuser. Il est important de distinguer les cadeaux et les faveurs qui représentent la bonne volonté et l'amitié de ceux qui sont conçus pour créer un endettement de la part du destinataire. Un conflit d'intérêts peut également survenir lorsque les cadeaux sont plus grands qu'un jeton normal dans une situation donnée. Les principes éthiques clés pour résoudre la situation sont intégrité (c'est-à-dire une action conforme à notre politique et à nos valeurs), transparence (y compris l'honnêteté dans la discussion de la question), et respect (pour le donateur). Une action possible serait d'expliquer que la politique ne permettra que le cadeau soit accepté au nom de l'organisation. S'il y a une apparence d'endettement, il peut être nécessaire de refuser respectueusement le don.
  • Membres du réseau impliqués dans le financement et les décisions - Le mandat d'une coalition doit indiquer clairement que le premier devoir des membres du Conseil directeur de la coalition est envers la coalition. Lorsque les membres de la coalition fournissent un financement et participent activement aux décisions concernant les programmes, il existe un risque de conflits entre les intérêts de la coalition et les propres organisations des membres. Ces situations de conflit doivent être a déclaré et discuté par le Conseil directeur. Ensuite, en fonction de l’ampleur du conflit éventuel, le Conseil d’orientation décidera du type de restrictions devrait être placée sur la personne concernée dans les discussions et les décisions. La résolution du problème devrait être documenté dans les minutes.
  • Comités de récompenses - Les membres des comités de récompenses sont dans une situation similaire à celle des membres de la coalition décrits ci-dessus, mais la situation est encore plus grave car ils prennent des décisions concernant le déboursement des fonds. En plus de déclarant conflits, et enlever eux-mêmes du processus d'attribution en ce qui concerne leur organisation d'origine, les membres de ces comités doivent se retirer du processus de candidature dans leur organisation d'origine. Ils devront peut-être aussi recrue quelqu'un d'autre pour entreprendre certaines des tâches qu'il ne peut pas remplir en conséquence.


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